個人情報保護制度のあらまし

「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、「当該情報に含まれる氏名等の記述により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含みます。）」又は「個人識別符号が含まれるもの」をいいます。

1.県が取扱う個人情報の保護対策

個人情報取扱事務登録簿の作成及び公表

県ではどのような個人情報を保有し、どのように利用しているかなどについてお知らせするため、個人情報を取り扱う事務についてあらかじめ「個人情報取扱事務登録簿」を作成し、県の個人情報窓口や県のホームページで公表しています。

個人情報取扱事務登録簿一覧（令和6年7月10日時点）（エクセル：649KB）

［登録簿の主な内容］

• 個人情報を取り扱う事務の名称・目的
• 個人情報を取り扱う対象者の範囲
• 個人情報の項目
• 個人情報の収集先
• 個人情報の利用及び提供の状況

個人情報の保有の制限等（法第61条）

県は、個人情報を保有するに当たっては、法令（条例を含む。）の定める所掌事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用目的をできる限り特定して保有します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有しません。

利用目的の明示（法第62条）

県は、本人から直接書面に記録された個人情報を取得するときは、原則として、あらかじめその利用目的を明示します。

不適正な利用の禁止（法第63条）

県は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。

適正な取得（法第64条）

県は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しません。

正確性の確保（法第65条）

県は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めます。

安全管理措置（法第66条）

県は、保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

利用及び提供の制限（法第69条）

県は、法令に基づく場合を除き、原則として、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供しません。

外国にある第三者への提供の制限（法第71条）

県は、外国にある第三者に利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供する場合には、原則として、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得ます。

2.個人情報ファイル簿の作成及び公表

改正法第75条第1項の規定により、本県が保有する個人情報ファイルについて、以下のとおり個人情報ファイル簿を作成し、公表します。

• 総務部（PDF：414KB）
• みらい企画創造部（PDF：390KB）
• 防災くらし安心部（PDF：1,910KB）
• 環境エネルギー部（PDF：410KB）
• しあわせ子育て応援部（PDF：1,328KB）
• 健康福祉部（PDF：2,367KB）
• 産業労働部（PDF：908KB）
• 観光文化スポーツ部（PDF：301KB）
• 農林水産部（PDF：800KB）
• 県土整備部（PDF：1,195KB）
• 村山総合支庁（PDF：1,704KB）
• 最上総合支庁（PDF：627KB）
• 置賜総合支庁（PDF：1,088KB）
• 庄内総合支庁（PDF：1,234KB）
• 選挙管理委員会事務局（PDF：137KB）
• 教育局（PDF：974KB）
• 病院事業局（PDF：2,101KB）
• 警察本部（PDF：375KB）

3.保有個人情報の開示、訂正、利用停止を請求する権利

開示請求

県民の方に限らず、どなたでも、県が保有している自分の個人情報の開示を請求することができます。（本人のほか、本人の法定代理人又は任意代理人も行うことができます。）

(1)請求書の提出

開示請求をするときは、「個人情報開示請求書」に氏名、住所、開示を求める個人情報の内容などを記載して、個人情報窓口に提出してください。

個人情報開示請求書（ワード：25KB）

※請求後の取下げ様式

個人情報開示請求取下申出書（ZIP：20KB）

開示請求をする場合には、次に掲げる本人確認書類が必要となります。

 

≪本人による請求の場合≫

≪法定代理人による請求の場合≫

 

≪任意代理人による請求の場合≫

(2)開示・不開示の決定

開示するかどうかの決定は、開示請求のあった日から原則として14日以内に行い、「個人情報開示（一部開示、不開示）決定通知書」でお知らせします。開示又は一部開示の場合は、開示する日時・場所をあわせてお知らせします。なお、やむを得ない理由により決定期間を延長することがあります。

［不開示情報］
自分の保有個人情報でも、法に定める次のような場合など開示できないことがあります。

• 開示請求者本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある場合
• 開示請求者以外の個人に関する情報で、特定の個人を識別する場合
• 企業などに関する情報で、開示するとその企業等に不利益を及ぼす場合

不開示情報審査基準（PDF：450KB）

(3)開示の実施

保有個人情報の開示は、「決定通知書」に記載された、日時、場所で行います。保有個人情報が記録された文書の閲覧又はその写しの交付など、あらかじめ希望された方法で保有個人情報の開示を受けることができます。

［手数料］
閲覧（視聴）の場合は無料。写しの交付の場合は、以下の手数料がかかります。

• 文書、図画、写真、フィルムの場合（原則としてA3判以下の用紙にコピー）
  白黒コピー　1枚10円
  カラーコピー　1枚50円
  ※両面コピーの場合は、用紙の片面を1枚として枚数を算定します。
  ※A3判を超える用紙を用いる場合は、A3判を用いた場合に換算して枚数を算定します。
• 電磁的記録の場合
  用紙に出力したもの（白黒　）1枚10円
  用紙に出力したもの（カラー）　1枚50円
  録音カセットテープ　1巻150円
  ビデオカセットテープ　1巻190円
  フロッピーディスク　1枚70円
  CD-R　1枚80円
  DVD＋R　1枚160円

開示手数料免除審査基準（PDF：105KB）

訂正請求

開示を受けた自分の個人情報に事実の誤りがある場合は、その訂正を請求することができます。訂正請求をするときは、「個人情報訂正請求書」を記載の上、個人情報窓口に提出してください。また、訂正するかどうかの決定は、請求のあった日から原則として30日以内に行い、お知らせします。

• 個人情報訂正請求書（ZIP：21KB）
• 訂正請求審査基準（PDF：100KB）

利用停止請求

開示を受けた自分の個人情報の取扱いが不適正であると認める場合は、その利用の停止、消去または提供の停止（以下「利用停止等」と総称します。）を請求することができます。利用停止等の請求をするときは、「個人情報利用停止請求書」を記載の上、個人情報窓口に提出してください。また、利用停止等するかどうかの決定は、請求のあった日から原則として30日以内に行い、お知らせします。

• 個人情報利用停止請求書（ZIP：21KB）
• 利用停止請求審査基準（PDF：75KB）

不開示決定等に不服があるとき

不開示決定等に対して不服があるときは、行政不服審査法の規定に基づき、実施機関に対して、審査請求をすることができます。審査請求があった場合は、実施機関（議会を除く。）は、山形県情報公開・個人情報保護審査会（第三者機関）に諮問し、その答申を尊重して、審査請求に対する裁決を行います。

4.保有個人情報の取扱いの是正の申出等

是正の申出

自分の保有個人情報を県が不適正に取り扱っていると認めるときは、その取扱いの是正を申し出ることができます。是正の申出をするときは、「個人情報取扱是正申出書」を記載の上、個人情報窓口に提出してください。是正の申出があったときは、県は必要な調査を行い、その処理結果を申出者に文書でお知らせします。

個人情報取扱是正申出書（ZIP：21KB）

苦情の申出

自分の保有個人情報の取扱いに限らず、制度の運用その他県が行う個人情報の取扱い全般について苦情を申し出ることができます。苦情があったときは、県は適切かつ迅速な処理に努めます。

5.行政機関等匿名加工情報に関する提案の募集

県の機関が保有する個人情報の効果的な利活用が、新たな産業の創出、活力ある経済社会や豊かな国民生活の実現に資するものであることを踏まえ、個人の権利利益の保護に支障がない範囲内において、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）第111条の規定に基づいて、県の機関が保有する個人情報を加工して作成する行政機関等匿名加工情報をその用に供して行う事業者に提供します。

令和6年度の「行政機関等匿名加工情報に関する提案の募集」について

6.個人情報保護窓口

個人情報保護窓口では、個人情報取扱事務登録簿及び個人情報ファイル簿の閲覧、個人情報の開示請求や是正の申出の受付などを行います。

各窓口の連絡先等は次のとおりです。

個人情報保護窓口のご案内